Forretningsorden

For bestyrelsen på Kongsvad Rideklub

1. Konstituering:
Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde, hvor også ansvarsfordelingen for bilag 1 fastlægges:
Bestyrelsen får taget fotos til hjemmesiden og angiver den enkeltes ansvarsområde under hvert foto.
Eventuelle ændringer i bestyrelsen skal indsendes til DRF, Distrikt 12 og Syddjurs Kommune. Skiftes formand eller kasserer ud gives banken ligeledes besked.

2. Bestyrelsesmøder:
Der afholdes møde hver måned – dog ikke i sommerferien, såfremt dette kan undgås.
Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige er formandens stemme afgørende. I tilfælde af bestyrelsesformandens fravær, er næstformandens stemme afgørende.
Suppleanter deltager efter behov i bestyrelsesmøderne, men er dog altid velkomne.
Dato for næste møde fastlægges fra gang til gang. Sekretæren sørger for at rundsende dagsorden senest 7 dage før mødet.

Faste punkter til mødet:
• Orientering fra formand
• Orientering fra daglig leder
• Orientering fra kasserer med redegørelse for bank og klubbens økonomi
• Indkomne punkter
• Eventuelt

Punkter, som ønskes behandlet på mødet af et bestyrelsesmedlem eller et klubmedlem, skal være sekretæren i hænde minimum 8 dage før et møde. Ønsker et klubmedlem at forelægge det for bestyrelsen, skal det aftales med formanden 9 dage før.
Mødereferat skal tilsendes bestyrelsesmedlemmerne senest 14 dage efter et bestyrelsesmøde, og godkendes ved efterfølgende bestyrelsesmøde. Hvis sekretæren ikke har fået indvendinger til referatet inden to dage, er det godkendt. Men det tilstræbes, at der bliver svaret ok. Herefter lægges det på hjemmesiden.
Personspørgsmål kan ikke læses i det offentliggjorte referat, ligesom bestyrelsen under behandlingen kan nævne, at det er udenfor referat.
I enkeltstående tilfælde kan formanden og et bestyrelsesmedlem træffe en afgørelse, som der så skal orienteres om på det næste bestyrelsesmøde.

3. Bogholderi og økonomistyring:
Kasserer er ansvarlig for at lave et årsregnskab, der er klar til godkendelse senest 14 dage før en generalforsamling.
De på generalforsamlingen valgte revisorer skal have regnskabet til gennemgang i de 14 dage.
Budget for det kommende år udarbejdes i samarbejde med resten af bestyrelsen, herunder også likviditetsbudget.

4. Faste udvalg:
Stævneudvalget, hvis opgave er at forberede og holde stævner og andre sportslige arrangementer.
Caféudvalg, sørger for salg af mad/drikkevarer til arrangementer.
Løse udvalg, bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et udvalg til en bestemt opgave for en tidsbegrænset periode eller til opgaven er løst.

Det bør altid tilstræbes, at der er én fra bestyrelsen i udvalget, eller som deltager i udvalgets møder.

5. Tavshedspligt og loyalitet:
Et bestyrelsesmedlem har pligt til at udvise loyalitet overfor klubben, ansatte og medlemmer. Et bestyrelsesmedlem skal sikre, at de væsentlige diskussioner foregår på møder og ikke i krogene.
Et bestyrelsesmedlem har tavshedspligt omkring de ansatte, deres ansættelsesforhold og eventuelle uoverensstemmelser.
Medlemmet har ligeledes tavshedspligt i personspørgsmål, der angår medlemmerne.
Eventuelle klager fra medlemmer skal altid behandles anonymt, så alle trygt kan ytre sig overfor bestyrelsen.